Willkommen in der Online-Sprechstunde

Bei einer Veranstaltung der DIHK-Bildungs-gGmbH für IHK-Lehrgangsorganisatorinnen und
-organisatoren berichtete eine Kollegin von ihren positiven Erfahrungen mit einer Online-Sprechstunde. Die Idee: Anstatt Teilnehmende direkt im Klassenraum zu besuchen, den Unterricht zu unterbrechen und dort nach dem Befinden und der Zufriedenheit mit dem Lehrgangsverlauf zu fragen, gibt es in regelmäßigen Abständen das Angebot einer offenen Online-Sprechstunde.   

Organisatorisch ist dafür nicht allzu viel vorzubereiten:

• Termin im Videokonferenz-System der IHK bzw. des IHK-Bildungszentrums reservieren (zum Beispiel MS-Teams)
• Einladungslink erstellen und diesen an die Teilnehmenden senden
• Online-Sprechstunde durchführen

Damit kein Missverständnis entsteht

Online, das klingt in heutigen Zeiten immer gut. Aber selbstverständlich muss man auch der Tatsache ins Auge blicken, dass das Angebot einer Online-Sprechstunde nicht alle Lehrgangsteilnehmenden gleich gut anspricht, manche von ihnen vielleicht gar nicht. Aus diesem Grund gehört zu einer „guten“ Lehrgangsbetreuung von Präsenzlehrgängen auch weiterhin der eine oder andere persönliche Lehrgangsbesuch in Präsenz – online kann man schließlich auch keine Weihnachtsplätzchen verteilen …

Letztlich geht es aber nicht um ein „Entweder oder“, sondern um ein „Sowohl als auch“. Die Online-Sprechstunde kann die klassische Lehrgangsbetreuung in Präsenz bereichern und sie bietet stichhaltige Vorteile:    

Vorteile für die Teilnehmenden

Es fällt Teilnehmenden häufig leichter, ihre Anliegen zu einer bereits im Vorfeld bekanntgegebenen Online-Sprechstunde vorzutragen, als sich selbst aktiv um einen Gesprächstermin zu kümmern – oder auf einen Besuch der Lehrgangsorganisation im Lehrgang zu warten. Außerdem wird der Lernprozess im Unterricht nicht unterbrochen, das Gespräch findet frei vom Erreichen der vorgesehen Lernziele statt.

Vorteile für Dozentinnen und Dozenten

Der eben genannte Aspekt kommt selbstverständlich auch den Dozierenden zugute: Die Teilnehmenden werden nicht überraschend aus dem aktuellen Thema „herausgerissen“.

Die Online-Sprechstunde bietet auch den Lehrenden die Gelegenheit, Themen mit den Teilnehmenden zu besprechen, die ggf. nur wenig mit dem eigentlichen Fach zu tun haben. Ob es ein Nachlassen der Lernmotivation ist, ein zusätzliches Besprechen der Prüfungsvorbereitung oder ein Nicht-Einhalten vorgegebener Zeiten für die Rückkehr aus der Pause: Oft genug eignet sich eine separate Gesprächsrunde zur Klärung besser als die unmittelbare Situation.

Vorteile für IHK-Lehrgangsorganisatorinnen und -organisatoren

Die Online-Sprechstunde kann auch von zu Hause aus durchgeführt werden, sofern hier keine Störungen zu erwarten sind. Im Unterschied zum Lehrgangsbesuch in Präsenz kann auf ggf. benötigte Dokumente und Informationen parallel online zugegriffen werden, Dateien stehen sofort zum Download für die Teilnehmenden der Online-Sprechstunde zur Verfügung.

Die Kür: Online-Sprechstunde als Instrument des Lehrgangsmarketings

Sich regelmäßig und persönlich bei den Teilnehmenden zu zeigen, sich nach Ihnen zu erkundigen und für sie ansprechbar zu sein, zeichnet eine aktive Lehrgangs- und damit Kundenbetreuung aus.  

Zufriedene Teilnehmende sind die wertvollsten Multiplikatoren in Richtung neuer Kundinnen und Kunden. Im besten Falle erzählen sie im Freundes- und Kollegenkreis, dass ihnen ihre Weiterbildung – trotz der anspruchsvollen Zeit – viel Freude macht und sie fachlich und persönlich weiterbringt (vgl. hierzu Ergebnisse der aktuellen DIHK-Erfolgsstudie Weiterbildung (Link)).

Dieser Gedanke lässt sich weiterdenken. Denn was spricht dagegen, dass Teilnehmende interessierte Freunde, Kolleginnen und Kollegen einfach mit in die Online-Sprechstunde bringen? Hier erhalten sie einen authentischen Einblick in die Realität der Lehrgangsteilnahme und -betreuung, sie erleben einfach mit, was für Themen besprochen werden und was es heißt, zum Beispiel an einer Aufstiegsfortbildung teilzunehmen.

Noch weitergedacht: Was spricht dagegen, den Termin und den Link zur nächsten Online-Sprechstunde z. B. auf der Startseite der Homepage, auf den Informationsseiten zum jeweiligen Lehrgang und/oder über Social Media zu platzieren? Wer sich für den Lehrgang interessiert und/oder Fragen zum Lehrgang hat, ist herzlich eingeladen, die Online-Sprechstunde zu besuchen!

Praxishinweise

Die Online-Sprechstunde öffentlich zugänglich zu machen, setzt voraus, dass

• die aktuellen Teilnehmenden des Lehrgangs darüber informiert und einverstanden sind und
• der Lehrgang im Großen und Ganzen harmonisch verläuft.

Es muss keine „Friede-Freude-Eierkuchen-Stimmung“ bestehen, denn kleine Probleme gehören einfach dazu, wenn Menschen sich der Herausforderung einer beruflichen Weiterbildung stellen. Davon live einen authentischen Eindruck zu erhalten, schafft bei Interessierten mehr Vertrauen in den Bildungsträger als jede „Alles-Super-Aussage“ auf der Internetseite.

Selbstverständlich gilt aus Marketingsicht aber auch: Ist ein Lehrgang zu sehr von Reibungen und Schwierigkeiten geprägt, sollte die Sprechstunde für diesen Lehrgang nicht gerade als Aushängeschild für Interessierte angeboten werden.

Noch ein Hinweis: Wenn Sie den Termin für die Online-Sprechstunde öffentlich kommunizieren, kann es passieren, dass Sie auf einmal mehr potenzielle Neukundinnen und Neukunden in der Online-Sprechstunde begrüßen können als aktuelle Lehrgangsteilnehmerinnen und -teilnehmer. Glückwunsch! Sie haben alles richtig gemacht! Denn offensichtlich ist das Interesse am Lehrgang hoch und das Angebot der offenen Online-Sprechstunde trifft den Bedarf Ihrer Zielgruppe.

In diesem Falle empfiehlt es sich, die Chance der Neukundengewinnung zu nutzen, aber ihre aktuellen Kunden nicht aus dem Blick zu verlieren. Vergewissern Sie sich, ob sich die aktuellen Teilnehmenden in so einem Falle einen zusätzlichen Termin im geschlossenen Kreis wünschen. Ist das geklärt, bietet sich Ihnen nun die Chance, dass aktuelle Teilnehmende den Interessierten in der Online-Sprechstunde spontan und authentisch von ihrer Weiterbildung erzählen. Und wer weiß: Vielleicht entsteht hieraus sogar ein eigenes Angebot, eine „Einladung zum offenen Online-Informationsabend für alle Interessierten“, die Sie ebenso regelmäßig auf der Homepage, via Social Media und über die weiteren Marketingkanäle kommunizieren. Probieren Sie es doch einfach mal aus und sammeln Sie eigene Erfahrungen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!